Kadrovanje med vrsticami zakona

Kadrovski postopki, ki se nam zdijo že povsem rutinski, so v resnici polni pasti – od nejasno zapisanih pogojev v oglasu za delo do pozne ali nedokumentirane vročitve pogodbe. Kandidati so vse bolj ozaveščeni o svojih pravicah in vse pogosteje opozarjajo na morebitne kršitve, ampak delodajalci pod pritiskom iskanja ustreznega kadra, učinkovitosti in stroškovne optimizacije marsikdaj pozabijo, da jih ne izzivajo le sodobni trgi, temveč tudi inšpekcijske službe in zakonodaja. Digitalizacija ni razbremenila kadrovskih služb, kvečjemu jim je prinesla nov sloj kompleksnosti – od elektronskih prijav do sistemov za iskanje kandidatov, a administrativno breme ostaja – predvsem zato, ker zakonodaja zahteva natančno, transparentno in dokumentirano ravnanje. Zato zlahka trdimo, da danes kadrovanje ni več (zgolj) kadrovska naloga, temveč tudi preizkus pravne pismenosti, digitalne spretnosti in zavedanja, da vsaka faza zaposlitvenega postopka lahko postane dokazno gradivo v kasnejših postopkih.

Poslovna realnost zaposlovanja že dolgo presega tradicionalni model zaposlitve za nedoločen čas s polnim delovnim časom in enim delodajalcem. V ospredje stopajo pogodbe za določen čas, krajši delovni čas, ustalilo se je delo na daljavo, sodelovanje s samozaposlenimi, agencijskimi delavci in zunanjimi izvajalci. V želji po hitrih rešitvah se ti postopki avtomatizirajo, oglašujejo se celo neobstoječa delovna mesta, iskanje pa se vedno bolj seli k t. i. pasivnim kandidatom, ki dela sploh ne iščejo.

Meja med pogodbo o zaposlitvi in drugimi oblikami dela se vse bolj briše – a prav ta meja ostaja pravno bistvena, saj pomeni tudi mejo med delovnopravnim varstvom in zgolj pogodbeno svobodo. Zaradi zamegljenosti teh razmerij postaja jasno, da pravne varnosti ne zagotavlja zgolj tip pogodbe, temveč način, kako se delo v praksi opravlja. Ravno zato je za delodajalce ključnega pomena, da v zaposlitvenih postopkih – pa tudi pri sodelovanju z zunanjimi izvajalci – ohranijo jasno ločnico med različnimi oblikami dela in ne izgubijo osredotočenosti na zakonitost že v najzgodnejših fazah, denimo pri objavi delovnega mesta ali sklepanju oblike sodelovanja. Napačna kvalifikacija razmerja⁵ lahko namreč pomeni ne le prekršek, temveč tudi kasnejšo tožbo, plačilo prispevkov in retroaktivno priznanje delovnopravnih pravic. Inšpekcijska praksa kaže, da je prav na področje zaposlovanja – v najširšem smislu – še vedno veliko zaznanih kršitev. V letu 2024 je bilo ugotovljenih več kot tisoč nepravilnosti, pri čemer se številne nanašajo prav na nepravilnosti pri sklepanju pogodb o zaposlitvi za določen čas, sledile so kršitve glede obveznih sestavin pogodbe ter varovanja dostojanstva delavca pri delu.

Pogoste so tudi nepravilnosti pri uporabi pogodb civilnega prava za razmerja, ki imajo značilnosti delovnega razmerja. Zanimivo je, da se kršitve redkeje razkrijejo po prijavi delavcev; v večini primerov jih zaznajo inšpektorji na lastno pobudo. To pomeni, da težava pogosto niso le posamezne zavestne kršitve, temveč tudi pomanjkljiva pravna presoja kadrovskih služb ali normalizacija spornih praks.⁶ Takšne številke opozarjajo, da se pravne napake pri zaposlovanju še vedno dogajajo množično in sistemsko – pogosto že v zgodnjih fazah kadrovskega postopka.

Zaposlovanje novega sodelavca je eden najpomembnejših kadrovskih postopkov

V nadaljevanju so podrobneje predstavljene ključne faze zaposlitvenega postopka v zasebnem sektorju – od analize in objave prostega delovnega mesta do sklenitve pogodbe o zaposlitvi. Opozorjeno je na pravne in praktične pasti, ki jih delodajalci ne bi smeli prezreti, zlasti kjer so napake pogoste in lahko privedejo do inšpekcijskih nadzorov ali celo sodnih sporov. Posebna pozornost je namenjena tudi občutljivejšim področjem, kot so obveščanje neizbranih kandidatov, dopustnost preverjanja zdravstvene sposobnosti in pravočasna vročitev predloga pogodbe o zaposlitvi. Zaposlitveni postopek mora biti ne le učinkovit, temveč tudi zakonit in etično dopusten – ne zgolj zato, ker to zahteva zakonodaja, temveč zato, ker gre za ključni temelj zaupanja v transparenten in pravičen kadrovski (selekcijski) proces. Prav ti postopki so namreč ogledalo kadrovske kulture in pravne zrelosti podjetja.

Zaposlovanje novega sodelavca je eden najpomembnejših kadrovskih postopkov v podjetju. A ta proces še zdaleč ni zgolj stvar izbire najboljšega življenjepisa ali prepričljivega vtisa na razgovoru. Delodajalec mora že pred podpisom pogodbe o zaposlitvi opraviti več pravno pomembnih korakov – od ustrezne in javne objave prostega delovnega mesta, skrbno izvedenega selekcijskega postopka do zakonitega preverjanja izpolnjevanja pogojev ter vročitve pisnega predloga pogodbe. Pri tem mora ravnati v skladu z ZDR-1, ki ureja individualna delovna razmerja in postavlja jasne meje med dopustnim preverjanjem kandidatove usposobljenosti ter prikritim delom brez ustrezne pogodbe.⁷ Čeprav je zaposlitev pogosto razumljena kot razmerje, ki se vzpostavi s podpisom pogodbe o zaposlitvi, ZDR-1 vzpostavlja domnevo obstoja delovnega razmerja, če obstajajo njegovi bistveni elementi.⁸ Delovno razmerje kot ključno vprašanje delovnega prava⁹ ZDR-1 opredeljuje v določilu prvega odstavka 4. člena, in sicer kot razmerje med delavcem in delodajalcem, v katerem se delavec prostovoljno vključi v organiziran delovni proces delodajalca in v njem za plačilo, osebno in nepretrgano opravlja delo po navodilih in pod nadzorom delodajalca, ne glede na formalno sklenitev pogodbe in raznovrstnost možnih pogodb o zaposlitvi, ki se lahko sklenejo po veljavni ureditvi v ZDR-1.¹⁰

Domneva obstoja delovnega razmerja

Ravno zato zakon v 18. členu določa izpodbojno domnevo obstoja delovnega razmerja, kadar so ti bistveni elementi podani. Teža dokazovanja nasprotnega v primeru spora tako leži na delodajalcu. Dodatno to potrjuje tudi drugi odstavek 13. člena ZDR-1, ki določa prepoved opravljanja dela na podlagi pogodb civilnega prava, če obstajajo elementi delovnega razmerja v skladu s 4. v povezavi z 22. oziroma 54. členom tega zakona. V praksi pa te meje pogosto niso tako jasne, kot se zdi na prvi pogled. V letu 2024 je bilo zaznanih manj kršitev prepovedi dela na podlagi civilnih pogodb kot leto prej, vendar to zmanjšanje ni nujno posledica izboljšanja prakse, temveč predvsem manj intenzivnega nadzora na tem področju. Zlorabe pogodb o poslovnem sodelovanju so pogoste, dokazovanje pa zahtevno, saj morajo inšpektorji vse dokaze zbrati sami, pogosto brez sodelovanja prizadetih delavcev, ki se zaradi strahu pred izgubo dohodka ne želijo izpostaviti.

Razmah fleksibilnih in netipičnih oblik dela predstavlja vse večji izziv za pravno ureditev delovnih razmerij. Kljub prizadevanjem zakonodajalca in inšpekcijskih organov, da se omeji prekarna oblika dela in spodbuja zaposlitev delavcev, delodajalci pogosto posegajo po oblikah sodelovanja, ki so z vidika stroškovnega in organizacijskega vidika zanje ugodnejše. Ključni razlog za to ostajajo nižji stroški dela, saj pogodbenim sodelavcem ni treba zagotavljati pravic, kot so plačan letni dopust, regres, nadomestila za bolniško odsotnost, dodatki za posebne pogoje dela in povračilo stroškov.¹¹ V praksi se tako še vedno pojavljajo primeri, kjer podjetniki npr. izvajajo delo za več naročnikov, a obseg ur in narava dela pogosto kažejo na elemente delovnega razmerja – četudi so formalno sklenjene civilne pogodbe. Pogoste so tudi situacije, ko zaposleni z redno zaposlitvijo dodatno delajo preko statusa s. p., kar lahko presega meje zakonitega dela in predstavlja tveganje za prikrito delo.

Platformno delo

Poseben sodoben izziv pa vsekakor predstavljajo spletne platforme, kjer delo poteka prek digitalnega posredovanja storitev. V tem kontekstu bo za pravno ureditev ključno, kako bo Slovenija implementirala Direktivo (EU) o izboljšanju delovnih pogojev pri platformnem delu (sprejeta aprila 2024),¹² ki med drugim naslavlja tudi preglednost, kolektivne pravice in pravno varstvo platformnih delavcev.¹³ Platformno delo predstavlja obliko opravljanja dela, pri kateri posamezniki prek spletnih platform opravljajo storitve za druge uporabnike ali podjetja v zameno za plačilo. Gre za hitro rastoč segment trga dela, ki je v času pandemije covida-19 postal še pomembnejši, zlasti v sektorju dostave hrane in storitev na zahtevo.

Čeprav digitalne platforme prinašajo koristi za podjetja in potrošnike, pogosto ustvarjajo nejasen položaj za izvajalce storitev, ki se znajdejo med statusom samozaposlene osebe in dejanskega delavca. Področje se na novo ureja z direktivo, katere cilja sta določitev pravilnega zaposlitvenega statusa platformnih delavcev ter vzpostavitev prvih pravil glede uporabe algoritmov na delovnem mestu. V EU trenutno prek platform dela že več kot 28 milijonov ljudi, do leta 2025 pa naj bi to število naraslo na kar 43 milijonov.¹⁴ Direktiva uvaja pomemben delovnopravni premik: pravno domnevo obstoja delovnega razmerja, kadar so pri platformnem delu podani znaki nadzora, usmerjanje in organizacijska vključenost. Ta domneva je izpodbojna, a bistveno olajšuje položaj platformnih delavcev, saj se breme dokaza prevali na platformo. Domneva bi morala platformnim delavcem s postopkovnega vidika olajšati pravno ugotavljanje njihovega zaposlitvenega statusa, države članice pa morajo v svojem nacionalnem pravu določiti modalitete take pravne domneve.¹⁵ Direktiva pomeni pomemben premik v urejanju sodobnih oblik dela, socialnega varstva in je pomemben poskus pravne regulacije dela v digitaliziranem okolju, kjer se meja med delodajalcem in ponudnikom storitev pogosto zabriše.

Pogodbe civilnega prava se zato (še vedno) prevečkrat uporabljajo za prikrivanje trajnih delovnih razmerij, kar pomeni tveganje tako za delavce kot za delodajalce, ki se s tem izpostavljajo morebitnim inšpekcijskim ukrepom ali sodnim sporom o ugotovitvi obstoja delovnega razmerja. V iskanju fleksibilnosti, prihranjenih stroškov ali preprosto zaradi nepoznavanja predpisov s strani kadrovskih služb se delodajalci znajdejo na spolzkem terenu med zakonitimi postopki in prikritimi razmerji. Inšpektorat za delo in sodna praksa tako redno opozarjata na primere, ko so kandidati vključeni v delovni proces brez ustrezne pravne podlage, kar pomeni veliko tveganje tako za podjetje kot za posameznika, vključenega v postopek zaposlovanja.

Sodobno kadrovsko okolje je del širšega sistema, ki mora – podobno kot medicinska diagnostika – zaznavati zgodnje znake (ne)učinkovitosti v organizaciji. Če podjetje nima orodja za sprotno spremljanje uspešnosti svojega kadrovskega delovanja, se izgubljajo tako informacije kot razvojne priložnosti. Tako kot medicina s pomočjo sodobnih sistemov spremlja vitalne znake bolnika tudi po opravljeni operaciji, bi morali tudi pri kadrovanju spremljati celoten življenjski cikel zaposlenega – že od prvega stika z objavo prostega delovnega mesta. Zaposlitveni postopek, ki se začne z zaznano potrebo po novi zaposlitvi, nadaljuje z objavo oglasa za prosto delovno mesto in konča z izbiro kandidata za zaposlitev ter podpisom pogodbe, je sicer šele začetek procesa, v katerem se mora podjetje v nadaljevanju vprašati:

Nerazumevanje teh vprašanj vodi v nizko izrabo človeškega potenciala – pri tem pa ima zaposlitveni postopek ključno funkcijo: omogoča ali zavira kakovosten vstop v delovno okolje. In kjer vstop ni premišljen, so učinki zaposlovanja dolgoročno šibki, fluktuacija kadra pa visoka.

V tem kontekstu zaposlitveni postopek ni več izključno v funkciji »zapolnjevanja prostega delovnega mesta«, ampak je v funkciji organizacijskega učenja, prepoznave talentov in vključevanja v strategijo in vizijo podjetja. Vpeljava premišljenih zaposlitvenih faz – od ciljno usmerjene objave, skozi strukturirano izbiro, do sistematičnega uvajanja novozaposlenega – omogoča več kot zgolj ustrezno zaposlitev: omogoča ustvarjanje pogojev za uspešnejše in bolj trajnostno poslovanje organizacije.

Analiza potreb po kadrih

Zaposlitveni postopek se v praksi pogosto razume kot faza, ki se začne z objavo prostega delovnega mesta, vendar še zdaleč ni tako. Učinkovit in pravno skladen kadrovski postopek se mora začeti z notranjo presojo – z analizo potreb po kadrovski okrepitvi, ki ni zgolj organizacijsko smiselna, ampak tudi pravno relevantna. Gre za pripravljalno fazo, ki sicer ni izrecno predpisana z zakonom, vendar ima številne posledice na zakonitost nadaljnjih korakov.

V začetni fazi zaposlitvenega postopka mora delodajalec najprej objektivno presoditi, ali potrebe po novem kadru izhajajo iz povečanja obsega dela, reorganizacije, nadomeščanja začasno odsotnega delavca, prenehanja delovnega razmerja ali drugih dejanskih okoliščin. Na tej podlagi je treba natančno opredeliti konkretno delovno mesto, njegove naloge ter pogoje, ki jih mora kandidat izpolnjevati – pri tem pa upoštevati interni akt o sistemizaciji delovnih mest.¹⁶ Sistemizacija predstavlja temeljni splošni akt delodajalca, ki skladno s 22. členom ZDR-1 določa pogoje za opravljanje dela in razvršča delovna mesta glede na zahtevnost, vsebino, odgovornosti in druge posebnosti delovnega procesa. Delodajalec mora akt o sistemizaciji sproti usklajevati z organizacijskimi spremembami, saj morata biti tako objava prostega delovnega mesta kot pogodba o zaposlitvi usklajeni v skladu z veljavno sistemizacijo.

Ob spremembi akta o sistemizaciji, ki prinaša drugačno poimenovanje in opredelitev delovnega mesta, delodajalec ne more enostransko posegati v delavčevo pogodbo o zaposlitvi,¹⁷ delavec pa ne more skleniti delovnega razmerja niti ne more biti razporejen na delovno mesto, ki ni bilo s splošnim aktom delodajalca sistemizirano.¹⁸ S takšno ureditvijo se omogoča preizkus izpolnjevanja predpisanih, s kolektivno pogodbo ali splošnim aktom delodajalca določenih oziroma zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Opis delovnega mesta v sistemizaciji in pogodbi o zaposlitvi mora celovito zajemati vse bistvene naloge in pogoje za opravljanje dela, ki so nujni za nemoteno delovanje delovnega procesa in uresničevanje ciljev organizacije, hkrati pa je delavec seznanjen, kakšna dela bo moral opravljati pri bodočem delodajalcu.¹⁹ Kakovostna sistemizacija tako ne odraža le delovne vsebine, temveč tudi organizacijsko strukturo, hierarhijo in odgovornosti zaposlenih. Vrhovno sodišče RS je v sklepu VIII Ips 251/2015²⁰ poudarilo, da ima delodajalec pravico do reorganizacije in spreminjanja sistemizacije, vendar ta pravica ni absolutna. Če sprememba sistemizacije v primeru odpovedi delavcu služi zgolj kot krinka za odstranitev posameznega delavca iz subjektivnih razlogov, lahko pomeni zlorabo instituta in je nezakonita. Sodišče mora pri presoji razloga za odpoved z vidika njegove utemeljenosti presojati pravi, resnični razlog za odpoved, in ne morebitnega navideznega, deklariranega razloga.²¹ Vsak odmik od tega lahko pomeni nepravilnost v zaposlitvenem postopku, ki se v praksi pogosto pokaže v obliki delovnopravnih sporov.

ZDR-1 omogoča, da se pogoji za opravljanje dela določajo ne le za posamezna delovna mesta kot najmanjše organizacijske enote, temveč tudi za vrste del, ki morda ne tvorijo samostojnega delovnega mesta, a so kljub temu predmet pogodbenega dogovora med delodajalcem in delavcem. Ta normativna odprtost je pomembna zlasti v organizacijah z večjo operativno fleksibilnostjo, kjer je smiselno določiti pogoje tudi za občasna, projektna ali podporna dela, ki jih ni mogoče natančno zajeti v klasični sistemizaciji delovnih mest. Določanje pogojev za delo – zlasti izobrazbenih in strokovnih – pa samo po sebi ne pomeni posega v pravico do svobodne izbire zaposlitve (49. člen Ustave Republike Slovenije (URS)),²² če gre za splošne in razumno utemeljene zahteve.²³

V skladu z določbami Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1)²⁴ mora delodajalec v primeru novega ali bistveno spremenjenega delovnega mesta pravočasno pripraviti oziroma posodobiti in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja. Gre za zakonsko obveznost, ki mora biti izpolnjena pred začetkom opravljanja dela, saj predstavlja temelj za varno uvedbo delavca na konkretno delovno mesto.

Izjava o varnosti z oceno tveganja vključuje oceno tveganja, opredelitev ukrepov za preprečevanje nevarnosti, navodila za varno delo, opis organizacijskih rešitev ter obveznosti delodajalca glede usposabljanja delavcev. Gre za živ dokument, ki mora ves čas odražati dejansko stanje na delovnem mestu. Kadar pride do bistvenih sprememb (npr. zaradi nove tehnologije, reorganizacije ali sprememb postopkov), je delodajalec dolžan dokumentacijo ustrezno posodobiti.²⁵ Le pravočasna in vsebinsko ustrezna izjava o varnosti z oceno tveganja omogoča zakonito uvedbo novega ali spremenjenega delovnega mesta ter delodajalcu v primeru inšpekcijskega nadzora ali morebitne odškodninske odgovornosti zagotavlja pravno varnost. Delodajalec mora izjavo predložiti delavcu pred začetkom dela in mu omogočiti vpogled vanjo kadarkoli na njegovo zahtevo.²⁶

Odgovornosti za varnost in zdravje pri delu delodajalec ne more prenesti na pooblaščene strokovne delavce ali izvajalce medicine dela – ta odgovornost ostaja na delodajalcu. Mnenja zdravnikov, strokovnih služb in rezultati meritev obremenitev pri delu morajo služiti kot podlaga za konkretne organizacijske ukrepe, ne pa kot alibi za vztrajanje pri stanju, ki ogroža zdravje zaposlenih.²⁷

Kaj se zgodi, če izjava o varnosti in ocena tveganja nista urejeni?

Tveganje za poškodbe pri delu se bistveno poveča, kadar delodajalec ne zagotovi ustreznih pogojev za varno in zdravo delovno okolje. Posledice tovrstnih opustitev se ne odražajo zgolj v povečani odsotnosti zaposlenih, temveč imajo tudi pomembne finančne učinke za delodajalca. Če pride do poškodbe na delovnem mestu, delodajalec pa nima ustrezno pripravljene in ažurirane izjave o varnosti z oceno tveganja, lahko Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (ZPIZ) od delodajalca zahteva povračilo stroškov zdravljenja in bolniškega nadomestila...

Nadaljevanje članka za naročnike >> Tanja Dimnik: Kadrovanje med vrsticami zakona

>> ali na portalu Pravna praksa, št. 24, 2025

>> Še niste naročnik? Preverite uporabniške pakete!
--------------------------------------