Na podlagi posredovanih informacij IP skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (UZInfP) posreduje neobvezujoče mnenje v zvezi z omenjenim vprašanjem.
Pravni objekt varstva osebnih podatkov je lahko le posameznik (v konkretnem primeru uporabnik oziroma voznik vozila), torej fizična oseba, ne pa pravna oseba (v konkretnem primeru leasingojemalec).
Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca (v konkretnem primeru torej vaše stranke kot leasingodajalca), ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave.
Pred uvedbo GPS tehnologije je upravljavec dolžan posameznike seznaniti s tem, da se v njihovih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, jih seznaniti z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov, rokom njihove hrambe, primeri in nameni, za katere bodo zbrani podatki uporabljeni, ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov.
Preveriti je treba, ali za upravljavca velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov, v vsakem primeru pa je izdelava takšne ocene priporočljiva.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega ravnanja iz vašega zaprosila za mnenje s pravili varstva osebnih podatkov in podajati konkretne odgovore na vaša posamezna vprašanja oziroma predlagane rešitve. Tako v tem okviru tudi ne more dokončno presojati o dopustnosti uvedbe sledenja vozil s strani vaše stranke, ampak v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.
IP uvodoma v zvezi z vprašanjem iz vašega zaprosila za mnenje pojasnjuje, da je vgradnja in uporaba sledilne opreme v službenih vozilih dopustna ob upoštevanju določenih pogojev in zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika (v konkretnem primeru uporabnika oziroma voznika vozila). IP ob tem pojasnjuje še, da osebni podatki predstavljajo skladno s prvo točko 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Osebni podatki so torej vsi podatki, ki posredno ali neposredno kažejo na posameznike. Skladno z navedeno definicijo je pravni objekt varstva osebnih podatkov lahko le posameznik (v konkretnem primeru uporabnik oziroma voznik vozila), torej fizična oseba, ne pa pravna oseba (v konkretnem primeru leasingojemalec).
IP splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s 6. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:
(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«
Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca (v konkretnem primeru torej vaše stranke kot leasingodajalca), ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave. IP ob tem pojasnjuje, da poseben zakon, ki bi urejal področje uporabe GPS naprav, v Republiki Sloveniji ne obstaja. Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje IP izpostavlja pravno podlago zakonitega interesa (točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Glede morebitne uporabe pravne podlage zakonitih interesov (točka 6.1(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov) IP pojasnjuje, da je predhodno absolutno treba opraviti predhodno oceno zakonitega interesa, v kateri se pošteno in celovito oceni zakonitost interesa, negativne in škodljive vplive na pravice in svoboščine posameznike ter možne varovalke, ki lahko vplivajo na razmerje med zakonitimi interesi in vplivi na posameznika.
Ob tem IP opozarja tudi na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov uporabnikov oziroma voznikov tovornjakov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.
IP nadalje pojasnjuje, da mora upravljavec (vaša stranka) pred uvedbo GPS tehnologije presoditi dopustnost in utemeljenost namena, zaradi katerega želi uvesti takšno tehnologijo. Poleg tega mora presoditi tudi njegovo primernost in sorazmernost; ali bi isti namen lahko zadovoljivo dosegli tudi z uvedbo ukrepov, ki manj posegajo v zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo posameznikov (uporabnikov oziroma voznikov). Pred uvedbo GPS tehnologije je upravljavec dolžan posameznike seznaniti s tem, da se v njihovih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, jih seznaniti z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov, rokom njihove hrambe, primeri in nameni, za katere bodo zbrani podatki uporabljeni, ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov. Konkretni uporabniki oziroma vozniki morajo biti torej pred uporabo vozil seznanjeni z navedenimi informacijami. Način samega obveščanja je v domeni upravljavca, ki mora ob tem upoštevati konkretne okoliščine obdelave. Načeloma je najbolj primerno, da upravljavec v ustreznem organizacijskem aktu predpiše ustrezna navodila, postopke in ukrepe. Z vsebino takšnega akta morajo biti seznanjeni vsi posamezniki, v katerih vozila se bo namestila takšna tehnologija. Vaša stranka bi morala v konkretnem primeru torej (seveda ob obstoju ustrezne pravne podlage za uvedbo GPS tehnologije) poskrbeti (lahko tudi v sodelovanju z leasingojemalcem), da so vsi uporabniki oziroma vozniki pred uporabo vozil seznanjeni z navedenimi informacijami. V kolikor bi ocenili, da za uvedbo GPS tehnologije obstaja ustrezna pravna podlaga iz 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (in ta podlaga ne bi bila privolitev v smislu točke (a) tega člena), potem ni potrebno soglasje voznika za namestitev oziroma aktivacijo GPS tehnologije.
Ob tem mora upravljavec poskrbeti tudi za zavarovanje zbirke osebnih podatkov, ki nastane na podlagi uporabe GPS tehnologije. Gre za organizacijske in tehnične ukrepe, ki jih določata Splošna uredba o varstvu podatkov (32. člen) in ZVOP-1 (24. in 25. člen). IP opozarja tudi na zahtevo po vgrajenem in privzetem varstvu osebnih podatkov (25. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov). Ta terja, da se tako v sami zasnovi sistema (vgrajeno), kot tudi pri njegovi uporabi (privzeto), spoštuje načela varstva osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (npr. načelo najmanjšega obsega podatkov, načelo omejitve shranjevanja, itd.).
IP splošno vsem subjektom, ki razmišljajo o uvedbi GPS tehnologije, priporoča, da v skladu s 35. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov izvedejo oceno učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov. IP je na temo ocene učinkov izdelal Smernice o ocenah učinkov na varstvo podatkov, ki so dostopne na spletni strani.
Gre za vnaprejšnjo presojo, ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila uporaba GPS naprav zakonita, sorazmerna, transparentna, varna itd. Zelo pomembno je izhajati iz težav, ki naj bi jih reševali z uvedbo GPS tehnologije, pri čemer je treba realno oceniti, ali se bo na tak način dejansko doseglo zasledovane cilje (kot navedeno zgoraj, te opredeli upravljavec - v konkretnem primeru vaša stranka) in ali teh ciljev ni mogoče doseči na drug način (npr. z uporabo drugih sredstev za dosego cilja), ki bi manj posegal v pravice posameznika. IP ob tem pojasnjuje, da za namen, ki ga navajate v vašem zaprosilu za mnenje (zaščita lastnine vaše stranke in izguba dobička), najverjetneje ni potrebna stalna uporaba GPS tehnologije, saj v primeru nemotenega izvajanja in prekinitve pogodbe o leasingu ta namen ne more priti v poštev.
IP nadalje pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 35. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov temeljni kriterij za vprašanje, kdaj je ocena učinkov obvezna, zlasti ocena, ali bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Dodatni kriteriji so opredeljeni v tretjem odstavku istega člena.
Ob tem je treba preveriti tudi, ali gre morda za obliko obdelave iz Seznama dejanj obdelav osebnih podatkov, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov po 4. odstavku 35. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in ko je torej predhodna izvedba ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov obvezna. IP je pripravil tak seznam in ga objavil na spletni strani.
Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje je po mnenju IP verjetno, da je v konkretnem primeru izdelava ocene učinka obvezna, saj predvidena obdelava izpolnjuje (vsaj) kriterij iz točke 8 (inovativna uporaba novih in obstoječih tehnologij). IP ob tem priporoča, da se v okviru ocene učinka še posebej skrbno obdelajo pravna podlaga in namen(i) obdelave ter obravnavajo tveganja in ukrepi za njihovo zamejitev. Posebno pozornost je treba nameniti tudi spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov ter sorazmernosti, torej ali res ni mogoče namenov, ki naj bi se jih zasledovalo, doseči z milejšimi ukrepi, ki bi manj posegali v zasebnost posameznika. Kvalitetno izdelana ocena učinka bo podala odgovore na številna vprašanja v zvezi z uvedbo GPS sistema in omogočila odločitev o (ne)dopustnosti uvedbe tega ukrepa oziroma morebitnih potrebnih prilagoditvah pred njegovo uvedbo.
IP sklepno ponavlja, da v okviru mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega inšpekcijskega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je torej primarno na vsakem upravljavcu posebej. Upravljavec (v konkretnem primeru torej vaša stranka) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.
Vir: Informacijski pooblaščenec RS, 29. julij 2022
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.
