Javna agencija še pojasnjuje, da se po modelu B delo od doma opravlja zaradi posebnih razlogov, kot je bolezen, naravne nesreče in podobno. Za lažji pregled nad sklenjenimi pogodbami o delu na domu in učinkovitejšo organizacijo dela, vodite evidenco zaposlenih s podatki o imenu in priimki javnega uslužbenca; sektorju/oddelku, kjer uslužbenec opravlja delo; po katerem modelu opravlja delo na domu (A ali B); v kakšnem obsegu je javnemu uslužbencu delo na domu odobreno (npr. koliko dni na teden/mesec) in datum, do kdaj je s pogodbo o zaposlitvi dogovorjeno izvajanje dela na domu.
Na podlagi posredovanih informacij IP skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (UZInfP) posreduje neobvezujoče mnenje v zvezi z omenjenim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:
Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.
Področna zakona, ki urejata področje varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, sta predvsem Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1). ZEPDSV v 12. členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu), v 13., 16., 18. in 20. členu pa njihovo vsebino. ZDR-1 pa v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
IP meni, da morate kot upravljavci osebnih podatkov sami ugotoviti, kateri zaposleni potrebujejo dostop do katerih informacij iz evidence o opravljanju dela na domu za potrebe dela. Določbo prvega odstavka 48. člena ZDR-1 morate torej v konkretnem primeru razlagati funkcionalno, torej glede na okoliščine in potrebe delovnega procesa. IP takšne presoje ne more opraviti, saj vseh teh okoliščin niti ne pozna niti se v neobveznem mnenju vnaprej ne sme opredeljevati do teh vprašanj na tako konkretni ravni.
Ob tem pa IP še dodaja, da lahko poleg določbe prvega odstavka 48. člena ZDR-1 (ki dopušča obdelavo osebnih podatkov glede na potrebe delovnega procesa) upoštevate tudi, da gre v vašem primeru za javne uslužbence, katerih osebni podatki se lahko do določene mere razkrijejo tudi skladno z določbami Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ). Iz določb ZDIJZ sledi, da je vsakomur omogočen prost dostop do informacij javnega značaja, pri čemer pa obstajajo tudi izjeme od prostega dostopa, med drugim izjema varstva osebnih podatkov (3. točka prvega odstavka 6. člena ZDIJZ). Vendar pa, kadar gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, se dovoli tudi dostop do podatkov, ki so sicer izvzeti od prostega dostopa, torej tudi dostop do osebnih podatkov (gl. tretji odstavek 6. člena ZDIJZ).
V zvezi z vprašanjem, katere od naštetih informacij so povezane z delovnim razmerjem javnega uslužbenca IP priporoča, da si ogledate prakso (odločbe) IP s področja dostopa do informacij javnega značaja, ki je dostopna na povezavi. Izmed kategorij lahko izberete kategorijo Javni uslužbenci in funkcionarji in si morebiti pomagate tudi z iskanjem po ključnih besedah. Žal vam IP mnenju ne more odgovoriti na vprašanje, kateri podatki bi bili javno dostopni in kateri ne, saj je IP na področju dostopa do informacij javnega značaja pritožbeni organ in se vnaprej ne sme opredeljevati do vprašanja, kateri podatki konkretno bi predstavljali prosto dostopne informacije javnega značaja.
Glede na ustaljeno prakso pa IP še navaja, da bi vprašanje obsega opravljanja dela na domu (npr. število dni na mesec/teden) šteli za podatek, ki je nedvomno povezan z delovnim razmerjem javnega uslužbenca. Nenazadnje se ta informacija zapiše tudi v aneks k pogodbi o zaposlitvi javnega uslužbenca in je ne moremo šteti za zasebno okoliščino javnega uslužbenca, ki ne bi bila povezana z njegovim delovnim razmerjem. Glede ostalih informacij v evidenci pa, kot rečeno, presodite glede na vse okoliščine konkretnega primera ter prvega odstavka 48. člena ZDR-1 in 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.
Vir: Informacijski pooblaščenec (IP), 25. marec 2022
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.
