Na podlagi posredovanih informacij IP skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (UZInfP) posreduje neobvezujoče mnenje v zvezi z omenjenim vprašanjem.
IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma ustreznosti konkretnega ravnanja upravljavca ne more presojati. Zato v nadaljevanju podaja splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov.
IP je v že objavljenem mnenju z naslovom »Po odhodu zaposlenega njegov e-naslov ne sme ostati aktiven« med drugim zapisal, da mora delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih). Delodajalec bo namreč s tem zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju.
Delodajalec bi namreč lahko zagotovil kontinuiteto dela in poslovno komunikacijo s strankami, kupci in poslovnimi partnerji družbe na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj naslovijo svoje sporočilo. V kolikor bi elektronski poštni predal bivšega zaposlenega ostal aktiven, bi to pomenilo, da pri tem ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev, ki na ta naslov pošiljajo elektronska sporočila.
V objavljenem mnenju je IP tudi pojasnil, da mora delodajalec pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Delavec, ki odhaja, pa mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen.
Glede na to, da iz dopisa izhaja verjetnost kršitve Splošne uredbe o varstvu podatkov ter ZVOP-1, IP svetuje, da se v povezavi z dopisom in opisano situacijo na IP vloži prijava. Namreč IP lahko dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku in ne v okviru zadevnega mnenja.
Prijavo zoper kršitev varstva osebnih podatkov se lahko odda na obrazcu, ki je dostopen na povezavi. Obrazec izpolnite ter ob prijavi priložite ustrezno dokumentacijo, s konkretnimi navedbami kje, kdaj in kaj se je zgodilo, ter od kod ste prejeli informacijo o kršitvi z vsemi morebitnimi dokazili, s katerimi razpolagate.
Vir: Informacijski pooblaščenec, 21. december 2021
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.
