Obveznosti zavezancev po Zakonu o zaščiti prijaviteljev

Nov Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri)¹ prinaša ukrepe za zaščito oseb, ki prijavijo kršitev v svojem delovnem okolju.² Namen zakona je spodbujati prijavitelje, da zaznane kršitve predpisov v svojem delovnem okolju³ prijavijo v sami organizaciji. Hkrati zakon določa ukrepe za preprečitev razkritja identitete prijavitelja, zaščitni ukrepi pa delujejo tudi odvračilno za tveganje povračilnih ukrepov. Z zakonom se v slovenski pravni red prenaša Direktiva EU 2019/1937/EU o zaščiti žvižgačev.⁴

V tem prispevku se bomo osredotočili predvsem na dodatne obveznosti, ki jih zakon določa za zavezance za vzpostavitev notranje prijavne poti v javnem in zasebnem sektorju. Prehodno obdobje za uveljavitev zakona je namreč določeno do 23. maja 2023 za zavezance v javnem sektorju in za zavezance v zasebnem sektorju z več kot 250 zaposlenimi ter do 17. decembra 2023 za zavezance v zasebnem sektorju, ki imajo med 50 in 249 zaposlenih.

Poleg vzpostavitve notranje prijavne poti (več o tem v nadaljevanju) zakon predvideva vzpostavitev zunanje prijavne poti v 24 državnih organih, ki že imajo nadzorstvene pristojnosti po področni zakonodaji (glej 14. člen zakona: inšpektorati, KPK in podobno). Nekateri med njimi že imajo izkušnje z obravnavo zunanjih prijav nepravilnosti v skladu s področno zakonodajo, na primer Banka Slovenije za prijave kršitev v bankah in Slovenski državni holding za kršitve v podjetjih v državni lasti. Komisija za preprečevanje korupcije (KPK) pa ima izkušnje tudi z zaščito prijaviteljev, ki so bili deležni povračilnih ukrepov že na podlagi Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije. S hibridnim pristopom (možen bi bil tudi pristop s centralnim organom ali z vsemi nadzornimi organi) se zasleduje cilj, da od zunanje prijave do odprave kršitve pride čim hitreje in v okviru stvarno pristojnih nadzornih organov, ki imajo izkušnje na svojih področjih delovanja. Zunanja prijava na te organe praviloma pride v poštev, če notranja prijava ni bila ustrezno obravnavana ali če obstaja tveganje povračilnih ukrepov, na primer ko je vodstvo podjetja del problema, in ne rešitve.

Zakon ureja tudi zaščito prijaviteljev v primeru javnega razkritja nepravilnosti, npr. če notranja in zunanja prijavna pot nista bili učinkoviti ali če je obstajalo tveganje povračilnih ukrepov. V takem primeru podporo in zaščito prijavitelju nudi KPK.

Zavezanci za vzpostavitev notranje prijavne poti so vsi subjekti v zasebnem in javnem sektorju,⁵ ki imajo 50 ali več zaposlenih. Zakon določa nekatere izjeme: zavezanci so tudi subjekti v javnem in zasebnem sektorju, ki opravljajo dejavnost na področju okolja in zdravja, ki imajo 10 ali več zaposlenih. Med zavezanci je določen tudi nabor državnih organov, ne glede na število zaposlenih.

Vzpostavitev poti za prijavo nepravilnosti znotraj organizacije obsega imenovanje zaupnika, opredelitev naslova za prejem prijave ter sprejem notranjega akta, v katerem so opisane posebnosti obravnave prijave, tako da ne pride do razkritja identitete prijavitelja. Predvideno je tudi letno statistično poročanje KPK-ju.

Prepoved razkritja identitete prijavitelja

Prepoved razkritja identitete prijavitelja je eden osrednjih ukrepov za spodbudo prijav in zaupanja zaposlenih, da ne bodo deležni povračilnih ukrepov.⁶ Notranja prijavna pot mora biti organizirana tako, da se z identiteto prijavitelja ne seznani nihče drug razen zaupnika. To velja tudi med obravnavo prijave in odpravljanjem kršitve ter obveščanjem vodstva o kršitvah.⁷ Razkritje identitete prijavitelja je mogoče tudi ob izrecnem soglasju prijavitelja, npr. če drugače ne bo mogoče obravnavati oziroma odpraviti kršitve. Razkritje identitete prijavitelja je določeno kot hujši prekršek. Med prekrški je določeno tudi ugotavljanje identitete prijavitelja, npr. s strani vodstva podjetja ali medijev.

Poseben naslov za prijave in evidentiranje prijave po ZZPri

Poseben naslov za prijave po ZZPri (v fizični ali elektronski obliki) je potreben zaradi zagotovitve ustrezne obravnave prijave, in sicer tako, da z identiteto prijavitelja ne bo seznanjen nihče drug v organizaciji razen zaupnika. S prejemom prijave je povezana tudi obveznost evidentiranja prijave. V primeru potrebnih prilagoditev načina evidentiranja prejete pošte (npr. z omejitvijo dostopov vodstva do evidence prijav) velja upoštevati tudi obveznost kasnejšega brisanja podatkov o prijavitelju in prijave ter možnost hrambe anonimiziranih evidenčnih podatkov o prijavi.⁸ Prijavitelj lahko prijavo poda tudi ustno zaupniku ali po telefonu, vzpostavi pa se lahko tudi možnost spletne prijave.⁹ Na takšen način se možnost prijave dodatno približa zaposlenim. Zakon predvideva tudi obravnavo anonimne prijave, a mora prijavitelj, ki želi prejeti potrdilo o prijavi v sedmih dneh po prijavi in povratno informacijo v treh mesecih oziroma ob zaključku postopka, navesti, kako naj se mu pošlje.

Pri morebitnih prilagoditvah evidentiranja velja razmisliti tudi o možnostih za avtomatizirano obdelavo podatkov za pripravo letnega statističnega poročila KPK.¹⁰

Imenovanje zaupnika

Zakon ne predpisuje posebnih pogojev za zaupnika, tako da sta pristojnost in odgovornost za ustrezno izbiro zaupnika izmed zaposlenih oseb prepuščeni zavezancem. Od zaupnika se pričakuje, da bo užival zaupanje tako zaposlenih kot vodstva organizacije, saj bo s svojo osebno integriteto jamčil, da ne bo prišlo do razkritja identitete prijavitelja, pa tudi da bo ukrepal za odpravo prijavljenih kršitev. Pri izbiri zaupnika lahko organizacija vključi zaposlene ali pa izbiro opravi vodstvo.

Zakon ne predpisuje zahtevane izobrazbe za zaupnika niti drugih pogojev glede na raznolikost zavezancev po ZZPri in njihovih zaposlenih. Pričakovano pa je, da zaupnik dovolj dobro pozna delovanje organizacije (in ima torej določene delovne izkušnje), da bo znal najti način, kako med zaposlenimi promovirati prijavo kršitev in kako prijavljene kršitve v sodelovanju z drugimi pristojnimi osebami ali službami v organizaciji tudi obravnavati in odpraviti. Upoštevati velja tudi, da bo ime zaupnika dostopno vsem potencialnim prijaviteljem, torej zaposlenim in drugim osebam iz delovnega okolja (npr. študenti, podizvajalci, pogodbeni izvajalci).¹¹

Zakon omogoča fleksibilnost tudi pri številu oseb, imenovanih za zaupnika, omogoča pa tudi imenovanje notranje organizacijske enote,¹² npr. oddelka za skladnost, s čimer se želi ohraniti že vzpostavljene prijavne poti v nekaterih organizacijah. Glede na sedemdnevni rok za potrditev prejema prijave velja razmisliti o imenovanju vsaj dveh zaupnikov z vidika nadomeščanja v času odsotnosti. Glede na pričakovano število prijav je mogoče, da bo zaupnik naloge zaupnika opravljal ob drugih delovnih nalogah. Organizacije lahko razmislijo tudi o združevanju različnih funkcij v eni osebi, na primer za področje mobinga na delovnem mestu, varstva osebnih podatkov, za načrt integritete in podobno...

Nadaljevanje članka za naročnike >> mag. Robert Golobinek, Obveznosti zavezancev po Zakonu o zaščiti prijaviteljev
>> ali na portalu Pravna praksa, št. 13, 2023

>> Še niste naročnik? Preverite uporabniške pakete!
----------------------------------------------------------
Opombe: