Zagotavljanje geografske uravnoteženosti je bilo eno osrednjih vprašanj v pogajanjih visoke zunanje predstavnice EU Catherine Ashton, Evropske komisije in predsedstva EU z Evropskim parlamentom, ki je pozival k vzpostavitvi kvot v smislu sistema zagotavljanja zastopanosti predstavnikov novih članic v institucijah unije, ki je veljal po širitvi leta 2004.
"Rekrutiranje bo temeljilo na zaslugah, ob čemer bo zagotovljeno ustrezno geografsko in spolno ravnovesje," piše v zadnjem osnutku dogovora, ki ga je dosegel kvadrilog v ponedeljek v Madridu. V osebju evropske diplomatske službe bi morali biti ustrezno zastopani nacionalni predstavniki vseh držav članic; ti naj bi predstavljali vsaj tretjino članov službe, ko bo ta polno delovala.
Kot dodatno zagotovilo, da bo geografsko ravnovesje res spoštovano, je predviden pregled zastopanosti nacionalnih predstavnikov v službi, ki bo opravljen leta 2013. Ta bo, če bo to potrebno, vključeval "dodatne specifične ukrepe za popravilo morebitnih neravnovesij", še piše v zadnjem osnutku sklepa o organizaciji in delovanju službe.
Na vprašanje geografskega ravnovesja že vseskozi opozarjajo predvsem nove in majhne države članice EU, med njimi tudi Slovenija, ki je marca Ashtonovi skupaj s še nekaterimi državami poslala pismo, v katerem je pozvala h geografskemu ravnovesju od samega začetka delovanja prve evropske diplomatske službe.
Pomembno vprašanje v pogajanjih z Evropskim parlamentom je bil tudi status namestnikov Ashtonove. Dogovor je tak, da bo imela služba izvršnega generalnega sekretarja, ki bo imel dva namestnika, in generalnega direktorja za proračunske in upravne zadeve. Ti sicer ne bodo imeli politične vloge zastopanja Ashtonove na svetovnem odru.
Ker pa Ashtonova vendarle potrebuje ljudi, na katere se lahko opre, če se sama ne more udeležiti kakšnega pomembnega dogodka, je dosežen dogovor, da jo bo v takšnem primeru zastopal pristojen komisar, ko bo šlo za vprašanja, ki se nanašajo na politike skupnosti. Če bo šlo za izključno medvladna vprašanja, pa predstavnik rotirajočega predsedstva.
Pomemben element dogovora je tudi določilo, da morajo stalni uradniki EU predstavljati vsaj 60 odstotkov osebja evropske diplomatske službe, vključno z osebjem iz diplomatskih predstavništev držav članic, ki bodo postali stalni uradniki EU v skladu z uredbo, ki se bo nanašala na kadrovska vprašanja te službe.
Ashtonova pričakuje, da bo Evropski parlament politični dogovor o sklepu o vzpostavitvi in delovanju službe podprl na julijskem plenarnem zasedanju. Jeseni naj bi bila sklenjena tudi pogajanja o kadrovski in finančni uredbi, pri katerih ima parlament za razliko od sklepa, o katerem poda mnenje, možnost veta.
Viri pri EU menijo, da bi služba morala začeti delovati do 1. decembra, prve obletnice Lizbonske pogodbe, ki njeno vzpostavitev tudi predvideva. Prva imenovanja na visoka mesta v službi, konkretno za vodje delegacij EU po svetu, naj bi bila po zadnjih informacijah izvedena oktobra, ne septembra, kot je bilo sprva rečeno.
Za položaje vodij delegacij EU po svetu se poteguje tudi Slovenija, ki je vložila štiri kandidature za ta mesta, in sicer za vodje delegacij EU v Albaniji, Makedoniji, BiH in na Kitajskem. Skozi prvo fazo izbirnih postopkov sta se prebila dva slovenska kandidata, vendar ni znano, za kateri mesti se potegujeta. Kandidati naj bi bili izbrani do poletnih počitnic.
