Od zadnje ureditve področja zbiranja in varovanja osebnih podatkov na področju visokega šolstva je bil sprejet tudi Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1), ki ureja pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov. ZViS tako sedaj upošteva načela zakonitosti in poštenosti, sorazmernosti in prepoved diskriminacije iz predmetnega zakona.
Poleg spremljanja in ugotavljanja ravni kakovosti je pri merjenju uspešnosti visokega šolstva pomembna tudi učinkovitost njihovega delovanja, še posebej z vidika porabe javnih sredstev. Ker centralni sistem spremljanja uveljavljanja pravic študentov do študija, ki ga financira država in finančnih pomoči za študij do sedaj ni bil vzpostavljen, so pri preverjanju pravic visokošolski zavodi preverili podatke za posameznega študenta v svojih evidencah.
ZUPJS, ki stopi v veljavo 1.1.2012, določa postopke uveljavljanja pravic iz javnih sredstev za otroški dodatek, denarno socialno pomoč, varstveni dodatek in državno štipendijo. Ministrstvo in centri za socialno delo na podlagi 51. člena ZUPJS od Ministrstva za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo brezplačno pridobivajo podatke o vključenosti študentov v izobraževalne programe, vrsti visokošolskega zavoda, identifikacijski številki visokošolskega zavoda, datumu prvega vpisa v študijski program, datumu izpisa iz študijskega zavoda, datumu zaključka študijskega programa, identifikacijski številki študijskega programa, nazivu študijskega programa, vrsti izobraževanja po KLASIUS, področju izobraževanja po KLASIUS, podatkih o letniku izobraževanja, podatku o občini izobraževalne ustanove, podatku o statusu, podatku o načinu izobraževanja in podatku o opravljenih izpitih v študijskih letih.
ZViS-H je tako med drugim spremenil 81. člen ZViS, v katerem so taksativno našteti podatki, ki jih visokošolski zavodi vodijo v evidencah z osebnimi podatki študentov, vsebuje pa tudi določbe o začetku in prenehanju obdelovanja posameznih podatkov za prijavljene, študente ali vpisane na študijske programe za izpopolnjevanje. Evidence se lahko vodijo elektronsko in so naslednje:
- evidenca prijavljenih za vpis in vpisanih študentov ter vpisanih na študijske programe za izpopolnjevanje,
- osebni karton,
- evidenca o izpitih in drugih študijskih obveznostih,
- evidenca izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju ter študijskih programih za izpopolnjevanje.
Spremembo podatkov so študenti dolžni javiti visokošolskemu zavodu v osmih dneh od nastanka spremembe.
Dodani 81.c člen ZViS omogoča vzpostavitev eVŠ, ki jo sestavljajo različne evidence, prehodne določbe novele pa določajo, da se nekatere od njih vzpostavijo najkasneje do konca tega leta, druge pa še pol leta kasneje. Za razliko od zgoraj omenjenih evidenc se eVŠ obvezno vodi elektronsko. V naslednjih dodanih členih so za vsako od teh evidenc taksativno določeni vodeni podatki. Podatki eVŠ evidence izvajalcev visokošolske dejavnosti se zbirajo že od študijskega leta 2011/2012, podatki eVŠ evidence prijavljenih za vpis ter eVŠ evidence prijavljenih za subvencionirano bivanje študentov pa šele od študijskega leta 2012/2013.
Podatke za nekatere evidence Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo brezplačno pridobi od Nacionalne agencije RS za kakovost v visokem šolstvu oz. od visokošolskih zavodov, če jih ta nima. Nekatere podatke ministrstvo pridobi iz Centralnega registra prebivalstva na podlagi podatka o enotni matični številki občana. Podatke o učnem uspehu ter predhodni srednješolski in višješolski izobrazbi, relevantni za vpis v visoko šolstvo ali za ugotavljanje pravice do subvencioniranja bivanja, ministrstvo brezplačno pridobi iz centralne evidence udeležencev vzgoje in izobraževanja oz. Državnega izpitnega centra na podlagi podatka o enotni matični številki občana, če obstaja, sicer pa od prijavljenega. Nekaj podatkov ministrstvo brezplačno pridobi od visokošolskih zavodov, nekaj pa jih vnašajo prijavitelji preko elektronske vloge v okviru eVŠ.
Tako evidence iz 81. člena ZViS kot tudi evidenca izvajalcev visokošolske dejavnosti se trajno hranijo v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), razen evidence prijavljenih za vpis, ki se hrani do vpisa oz. do izteka pritožbenih postopkov. Podatki iz evidence z osebnimi podatki, ki se vodi za potrebe subvencioniranega bivanja študentov se hrani v skladu z ZVDAGA še 5 let od zadnjega študijskega leta subvencioniranega bivanja. V primeru prenehanja delovanja visokošolskega zavoda se podatki iz teh evidenc predajo njegovemu pravnemu nasledniku, če obstaja, v nasprotnem primeru pa Arhivu RS.
Nekateri podatki se po zaključenem hranjenju arhivirajo v anonimizirani obliki.
Z vzpostavitvijo enotne evidence na področju visokega šolstva in izmenjavo podatkov v elektronski obliki bo preprečena vrsta zapletov in podaljševanj postopkov, ki so nastajali ob razpršenosti podatkov po posameznih visokošolskih zavodih, saj je eVŠ orodje za zagotovitev odgovornosti visokošolskih zavodov, ob spoštovanju njihove avtonomije, ter doseganje optimalnih rezultatov na področju kakovosti, učinkovitosti in odzivnosti visokega šolstva.
Pripravila: Vanja Novak
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.
