Kadar ta pravilnik določa, da mora vpisnik ali knjiga vsebovati podpis notarja, notarskega pomočnika ali namestnika, je ta pogoj v elektronski obliki izpolnjen z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom. Lastnoročni podpis stranke pa se izpolni z elektronsko zajetim lastnoročnim podpisom stranke, elektronsko podpisanim z varnim elektronskim podpisom notarja, overjenim s kvalificiranim potrdilom notarja. Za vpisnike in knjige v elektronski obliki ne veljajo določbe o žigosanju oziroma pečatenju.
Notar lahko prične z vodenjem vpisnikov in knjig v elektronski obliki, ko je vpisan v evidenco notarjev, ki vodijo vpisnike in knjige v elektronski obliki - to evidenco vodi Notarska zbornica Slovenije in vsebuje podatke o stanju zaključenih in potrjenih vpisnikov in knjig v fizični obliki na določen dan ter začetni dan, od katerega se vpisniki in knjige vodijo v elektronski obliki.
Delno je spremenjen 3. člen, ki določa, katere vpisnike in knjige mora voditi notar, nov med njimi pa je vpisnik deponiranih podpisov z abecednim imenikom strank (člena 21.a in 21.b). Listi teh podpisnikov morajo biti še vedno prešiti z vrvico, ki pa je po novem lahko pritrjena le z nalepko notarske zbornice.
Vpisniki in knjige se tako kot prej vodijo kronološko, vendar je po novem izpuščen del besedila, ki je določal vodenje tudi po posameznih koledarskih letih. Črtana je tudi določba, da se mora vpis, ki se opravi v novem koledarskem letu, opraviti na novi strani vpisnika.
Podatke o zaključenih vpisnikih je dolžan notar vsako koledarsko leto najkasneje do 31. januarja za preteklo koledarsko leto pisno prijaviti v evidenco vpisnikov, ki jo po posameznih notarjih vodi notarska zbornica. Notarjeva prijava in evidenca notarske zbornice morata obsegati priimek in ime ter sedež notarja, označbo vpisnika, navedbo preteklega koledarskega leta ter skupno število zadev, vpisanih v preteklem koledarskem letu v posamezni vpisnik.
Po novem se notarju ni več potrebno podpisati na vsako izpolnjeno stran vpisnika. V splošni vpisnik in vpisnik overitev podpisov ni več potrebno vpisovati poklica stranke, nagrada notarju pa je po novem pristojbina. V vpisniku overitev podpisov ni več potrebno označevati, kdaj je bila listina predložena na vpogled in vpisovati datuma izdaje potrdila, da oseba živi.
V vpisnik oseb, ki so pred notarjem sestavile ali mu predale v hrambo oporoko, se poleg imena in priimka oporočitelja vpisujejo še: za žensko, ki ima sklenjeno zakonsko zvezo, tudi dekliški priimek oziroma rojstni priimek oporočitelja, če se razlikuje od njegovega trenutnega, EMŠO, kraj in država rojstva oporočitelja ter njegovo prebivališče.
Pri osnovanju notarskega spisa je med spremembami novo tudi besedilo, ki določa, da se listine in druga pisanja, ki so pomembna za sestavo notarske ali zasebne listine, ki se vpisuje v vpisnik in niso priložene listini, vložijo v spis, ki se odpre po prejemu pisanja. Kadar notar v zvezi z listino sestavi tudi vlogo v nepravdni zadevi pred sodiščem ali v nesporni stvari pred drugimi državnimi organi, se v spis vloži tudi ta vloga. Če je pisanju priložen denar, vrednostni papir ali listina, notar sestavi o prejemu pošiljke posebno potrdilo po 88. členu Zakona o notariatu (ZN).
Notar lahko v primeru, ko se listina ne sestavi takoj po prejemu pisanja, v času do sestave listine vodi spis pod opravilno številko, ki se sestoji iz označbe "P" (priprava), zaporedne številke v tekočem letu in zadnjih dveh številk leta, v katerem je prejeto pisanje. V takem primeru mora notar voditi tudi poseben pomožni vpisnik.
Za hranjenje listin niso več potrebne železne omare, če se navadne omare nahajajo v posebnem ognjevarnem prostoru, v katerem je v celoti zagotovljena enaka stopnja varnosti. Po preteku desetletnega roka za hranjenje listin ni več potrebno komisijsko uničenje, temveč lahko listine uniči notar sam in o tem izdela zapisnik.
V pravilniku je spremenjena tudi priloga Overitev odpravka notarskega zapisa.
Pripravil: Toni Tovornik
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.