54. člen Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1) določa, da morajo družbe in podjetniki voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti ter na podlagi zaključenih poslovnih knjig v treh mesecih po koncu poslovnega leta sestaviti letno poročilo. Najmanj enkrat letno je namreč treba preveriti, ali se stanje posameznih aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem.
Prav tako kontroliranje podatkov in stanj določa Slovenski računovodski standard (SRS) 28.23., ki med ukrepi za preverjanje zanesljivosti obračunskih podatkov uvršča tudi popis (inventuro) sredstev in dolgov, s katerim je treba uskladiti podatke, da bi ustrezali dejanskemu stanju. Promet v temeljnih poslovnih knjigah (glavni knjiga, dnevnik) ter stanje v glavni knjigi in pomožnih poslovnih knjigah je namreč potrebno uskladiti pred sestavitvijo letnih obračunov z dejanskim stanjem, ugotovljenem pri popisu.
Podjetje praviloma popiše sredstva in dolgove na koncu ali čim bliže koncu poslovnega leta. Izjemoma lahko podjetje posebne predmete, ki so posebej zavarovani kot naravne in druge znamenitosti, popiše v daljšem obdobju, vendar ne dalj kot v petih letih. Podjetje se lahko odloči za popis določenih sredstev tudi med letom.
Namen letnega popisa je, da kot eden izmed mehanizmov notranjega nadzora zagotovi, da so podatki v računovodskih izkazih družbe njena resnična in poštena slika poslovanja ter kot takšni uporabni za notranje in zunanje poročanje. To pa je tudi temeljni motiv popisa in temeljna podlaga za izdelavo računovodskih izkazov, ki morajo biti odraz realnega in poštenega poslovanja vsakega podjetja.
Popis sredstev in obveznosti podjetje ponavadi izvede v okviru internih pravil, ki so opredeljena v internemu aktu, tako imenovanem Pravilniku o popisu ali pa so pravila popisovanja zapisana v temeljnem računovodskem aktu Pravilniku o računovodenju.
Pravilnik o popisu ponavadi zajema:
1. predmet popisa,
2. čas popisa in ugotovitve stanj,
3. organiziranje popisa,
4. naloge vodje popisa,
5. popisne komisije in sklepe o njihovem imenovanju,
6. naloge popisnih komisij,
7. pripravo sredstev in knjigovodskih podatkov za popis,
8. izločanje poškodovanih in tržno nezanimivih sredstev,
9. delovni načrt in načrt dela popisna komisije,
10. pripravo popisnih pripomočkov,
11. popisovanje dejanskega stanja in primerjavo s knjižnim stanjem,
12. poročilo o popisu in obravnavo poročila,
13. usklajevanje ugotovljenega stanja s knjižnim stanjem,
14. hrambo dokumentacije.
Ponavadi je za pripravo rednega letnega popisa pristojno računovodstvo podjetja, ki pripravi navodila za popis ob upoštevanju načela ločenosti evidence od izvajanja poslov (oseba, ki delo izvaja, ga ne sme tudi popisovati).
Pri popisu premoženja je treba paziti, da se evidentirajo in popišejo vsa sredstva, ki so med popisom del premoženja gospodarske družbe, četudi niso na njenem sedežu ali v poslovni enoti (sredstva dana v najem, v hrambo, v uporabo zaposlenim za delo na domu, v popravilo, zaloge v komisijski prodaji, material dan podizvajalcem v predelavo in dodelavo).
V vsakem podjetju nastajajo neskladja med knjigovodskim in dejanskim stanjem sredstev in obveznosti do njihovih virov predvsem zaradi:
1. formalnih napak pri evidentiranju poslovnih dogodkov (napačni zneski, napačni konti),
2. vsebinsko napačnih presoj posameznih poslovnih dogodkov in njihovega napačnega knjiženja,
3. neustreznih in nepopolnih ali manjkajočih listin, ki ne kažejo v celoti nastalih poslovnih dogodkov,
4. neažurnega knjiženja poslovnih dogodkov,
5. loma, razsipa, primanjkljaja, uničenja, kraje.
Ekonomski učinek popisa se namreč kaže skozi:
- prevrednotenje sredstev,
- cenitev sredstev,
- višje davčne obremenitve zaradi popisnih razlik,
- popravke terjatev in obveznosti,
- spremenjen rezultat in s tem sprememba davčne obremenitve.
S popisom se torej ugotavljajo napake in nedoslednosti celotnega poslovnega sistema, zlasti pa vseh oseb, odgovornih za evidentiranje poslovnih dogodkov in oseb, odgovornih za skrb nad posameznimi sredstvi. To pa vodi v temeljno ugotovitev, da je letni popis premoženja in obveznosti ena pomembnejših vsakoletnih dejavnosti vseh pravnih oseb, ki so zavezane sestavljati bilanco stanja.
Tako je poročilo o popisu vodilo poslovodstvu pri sprejemanju različnih poslovnih odločitev ter temeljna informacija o obvladovanju in urejenosti podjetja kot tudi ustreznosti kadrov na ključnih delovnih mestih. Dolgoročna uspešnost gospodarske družbe je namreč možna le, če poslovodstvo obvladuje vse dele organizacije ter vse sestavine njene politike, kar se nedvomno kaže tako v rezultatu kot v zadovoljstvu tako imenovanih deležnikov (angl. »stakeholders«), ki jih sestavljajo tako zaposleni, kot delničarji, banke, kupci, dobavitelji in druga zainteresirano javnost.
Pripravila: mag. Mojca Kunšek
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.
