V združenih zadevah C-141/12 in C-372/12 so na sodišču EU presodili o predhodnih vprašanjih v okviru sporov ob izdaji dovoljenj za začasno prebivanje, ker pristojno ministrstvo državljanom tretjih držav ni posredovalo kopij upravnih dokumentov, ki so bili izdelani v okviru predlogov odločb (skupaj s pravno analizo zadeve), torej pred sprejetjem odločb glede prošenj za izdajo dovoljenj za prebivanje.
Predhodna vprašanja se nanašajo na razlago členov 2(a), 12(a) in 13(1)(d), (f) in (g) Direktive 95/46 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter členov 8(2) in 41(2)(b) > Listine Evropske unije o temeljnih pravicah.
V zadevah gre za dokument (poročilo), ki ga uslužbenec ministrstva brez pooblastila za odločanje priloži predlogu odločbe in pošlje pristojnemu sodelavcu s pooblastilom za odločanje. V dokumentu se obrazloži razloge, na katerih temelji predlog odločbe. Tak dokument se uporablja v pripravljalnem postopku v okviru upravnega organa, vendar ni del končne odločbe. Običajno vsebuje podatke kot ime in priimek, telefonska številka in številka pisarne uslužbenca, zadolženega za pripravo odločbe, polja, namenjena parafam ter imenom in priimkom revizorjev, podatke o prosilcu, kot so ime in priimek, datum rojstva, državljanstvo, spol, narodnost, veroizpoved in jezik, podatke v zvezi s potekom postopka, navedbo izjav in dokumentov, ki jih je podal oziroma predložil prosilec, navedbo upoštevnih pravnih določb in, nazadnje, presojo navedenih informacij z vidika upoštevnih pravnih določb. Ta presoja se imenuje pravna analiza, ki je lahko bolj ali manj podrobna. Med drugim se v njej presoja verodostojnost podanih stališč in navaja razloge, zaradi katerih je prosilec upravičen do dovoljenja za prebivanje ali da do tega dovoljenja ni upravičen. V sumarni analizi pa se lahko tudi samo sklicuje na določeno upravno prakso.
Praksa nizozemskega ministrstva za priseljevanje, integracijo in azil je bila v začetku taka, da so prosilcem za izdajo odločbe na prošnjo posredovali take dokumente, nato pa se je ta praksa, zaradi prevelikega števila prošenj, opustila in se je posredovalo le še pregled osebnih podatkov iz dokumentov, izvor teh podatkov in oseb oz. organov, ki so jim bili ti podatki posredovani. Zoper odločitev na podlagi te prakse je bila vložena tožba.
Predhodna vprašanja za sodišče EU so bila naslednja. Ali so podatki, ki so v poročilu navedeni o zadevnem posamezniku in ki se nanašajo na tega posameznika, osebni podatki v smislu člena 2(a) Direktive 95/46? Ali je pravna analiza, ki je v poročilu, osebni podatek v smislu zgoraj navedene določbe? Če bi Sodišče potrdilo, da so podatki, opisani zgoraj, osebni podatki, ali mora upravljavec oziroma javni organ v skladu s členom 12 Direktive 95/46 in členom 8(2) Listine omogočiti vpogled v te osebne podatke? Ali se lahko zadevni posameznik v tem okviru neposredno sklicuje na člen 41(2)(b) Listine, in če je odgovor pritrdilen, ali je treba besedilo ‚ob spoštovanju legitimnih interesov zaupnosti odločanja razlagati tako, da je mogoče pravico do vpogleda v poročilo na tej podlagi zavrniti? Če zadevni posameznik vloži zahtevo za vpogled v poročilo, ali mora upravljavec oziroma javni organ dati na voljo kopijo tega dokumenta, da bi tako upošteval pravico do vpogleda?
Sodniki so na prvo in drugo vprašanje odgovorili, da ni nobenega dvoma, da podatki o prosilcu predstavljajo informacije, ki se nanašajo na to fizično osebo, in so osebni podatki. Glede pravne analize pa, da sicer lahko vsebuje osebne podatke, vendar sama po sebi ni tak podatek. Pravna analiza namreč ni informacija, ki se nanaša na prosilca, temveč je kvečjemu, v delu v katerem ne gre za razlago prava, informacija o tem kako pristojni organ presoja položaj prosilca in kako za ta položaj uporablja to pravo, pri čemer se ta položaj med drugim ugotovi s pomočjo osebnih podatkov, ki se nanašajo na tega prosilca, s katerimi razpolaga ta organ. Varstvo temeljne pravice do spoštovanja zasebnega življenja med drugim pomeni, da mora imeti posameznik možnost, da preveri točnost osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, in zakonitost njihove obdelave. Pravna analiza tako ne more biti predmet preverjanja točnosti s strani tega prosilca niti popravka na podlagi člena 12(b) Direktive 95/46.
Direktiva državam članicam sicer nalaga, da zagotovijo vsakemu posamezniku, da od upravljavca osebnih podatkov pridobi sporočilo o vseh osebnih podatkih, ki jih v zvezi z njim obdeluje, vendar pa državam prepušča kakšno konkretno obliko bo imelo to sporočilo, z omejitvijo, da mora biti „razumljivo“, kar pomeni, da mora posamezniku omogočiti, da se s temi podatki seznani in preveri, ali so točni in ali se obdelujejo v skladu s to direktivo.
Podatki o prosilcu, vsebovani v upravnem dokumentu v katerem so navedeni razlogi za utemeljitev predloga odločbe, in morebitni taki podatki, ki jih vsebuje pravna analiza, vsebovana v tem dokumentu, so osebni podatki v smislu direktive, pravne analize kot take pa ni mogoče opredeliti za osebni podatek. Prosilec ima pravico dostopa do vseh osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj in jih nacionalni upravni organi obdelujejo v smislu člena 2(b) direktive. Za uresničitev te pravice zadostuje, da prosilec prejme popoln pregled vseh teh podatkov v razumljivi obliki, to je obliki, ki temu prosilcu omogoča, da se z njimi seznani in preveri, ali so točni in ali se obdelujejo v skladu z direktivo, da bi lahko po potrebi izvrševal pravice, ki mu jih daje ta direktiva.
Pripravil: Miha Jesenko
Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala IUS-INFO.
